Tổng quản lý (Siêu du thuyền)

MỤC TIÊU CÔNG VIỆC
Tổng Quản lý thiết lập toàn bộ nền tảng vận hành: cùng với cố vấn chiến lược của công ty xây dựng lên hình dung và dựng nên trải nghiệm khách cho hành trình hai đêm, viết quy trình vận hành chuẩn cho từng bộ phận; chủ động lập danh mục và mua sắm toàn bộ vật dụng vận hành, tuyển chọn và đào tạo đội ngũ. Từ khi khai trương, vị trí này tiếp tục chịu trách nhiệm toàn diện: giám sát chất lượng dịch vụ và tình trạng cơ sở vật chất trên tàu mỗi ngày, an toàn và tuân thủ hàng hải, ngân sách vận hành, cùng văn hoá của một đội ngũ sống và làm việc trên biển. Ưu tiên vị trí có thể làm việc trên tàu: Tổng Quản lý có mặt cùng đội ngũ và cùng khách trong hành trình.

TRÁCH NHIỆM

1. Kế hoạch tiền vận hành và thiết lập ban đầu

• Thiết lập toàn bộ cấu trúc vận hành từ đầu: sơ đồ tổ chức, phân công bộ phận, hệ thống quản lý đặt chỗ và vận hành, biểu mẫu à hồ sơ nội bộ.

• Lập ngân sách tiền vận hành và kế hoạch định biên trình Chủ tịch và Tổng Giám đốc phê duyệt, sau đó triển khai trong phạm vi đã duyệt.

• Báo cáo định kỳ về tiến độ, rủi ro và các quyết định cần phê duyệt

2. Xây dựng trải nghiệm khách và quy trình vận hành chuẩn (SOP)

• Cùng với cố vấn chiến lược sẵn có của công ty, xây dựng trọn vẹn hành trình hai đêm của khách, từ khâu đón và lên tàu đến khi kết thúc hành trình và chăm sóc sau chuyến, bao gồm các chuỗi trải nghiệm hành trình khác.

• Viết và ban hành quy trình vận hành chuẩn cho từng bộ phận: tiền sảnh, buồng phòng, ẩm thực, chăm sóc sức khoẻ, hàng hải và kỹ thuật.

• Định nghĩa tiêu chuẩn dịch vụ, diện mạo, ngôn ngữ và phong thái ứng xử của đội ngũ, cùng các chốt kiểm soát chất lượng để duy trì sự nhất quán.

• Rà soát và hiệu chỉnh quy trình sau mỗi chuyến chạy thử và trong những tháng vận hành đầu tiên.

3. Mua sắm và thiết lập cơ sở vật chất

• Xây dựng danh mục vật dụng vận hành cho toàn tàu: FF&E & OS&E

• Chủ trì quá trình mua sắm: so sánh nhà cung cấp, thương lượng điều khoản, đặt hàng, nghiệm thu và kiểm kê trong phạm vi ngân sách được duyệt.

• Thiết lập hệ thống kho, định mức tồn kho và quy trình cấp phát, kiểm kê định kỳ

4. Tuyển dụng và đào tạo đội ngũ

• Xác định cơ cấu định biên cùng bộ phận Nhân sự và lựa chọn các trưởng bộ phận; đánh giá cả tính cách và sự phù hợp văn hoá bên cạnh kỹ năng chuyên môn.

• Thiết kế và trực tiếp giảng dạy chương trình đào tạo tiền vận hành: hội nhập thương hiệu, kỹ năng dịch vụ theo từng bộ phận, diễn tập tình huống, hiểu biết về di sản văn hoá Việt Nam và các chuyến chạy thử đầy đủ trước chuyến đón khách đầu tiên.

• Duy trì lịch đào tạo định kỳ và kèm cặp tại chỗ sau khai trương

5. Giám sát dịch vụ và cơ sở vật chất

• Giám sát trực tiếp chất lượng dịch vụ trong từng hành trình,

• Kiểm tra theo chốt và điều chỉnh ngay khi có sai lệch so với chuẩn đã đặt ra.

• Kiểm tra định kỳ tình trạng suite, khu vực công cộng, bếp, khu vực đội ngũ và trang thiết bị; lập danh mục tồn đọng và theo dõi đến khi khắc phục xong.

• Thiết lập kế hoạch bảo trì phòng ngừa, dự trữ phụ tùng và chế độ ghi chép nhật ký kỹ thuật cùng Thuyền trưởng và Máy trưởng.

• Quản lý chu kỳ bảo dưỡng lớn và thời gian tàu nghỉ kỹ thuật sao cho ít ảnh hưởng nhất tới lịch hành trình

6. Nghiệm thu và bàn giao tàu

• Đại diện bộ phận vận hành làm việc với nhà máy đóng tàu, đội kỹ thuật và đại diện chủ đầu tư trong giai đoạn hoàn thiện, xử lý tồn đọng, chạy thử và bàn giao.

• Đưa ra yêu cầu từ góc nhìn vận hành và trải nghiệm khách trong các hạng mục hoàn thiện còn có thể điều chỉnh

7. Trải nghiệm khách trên hành trình

• Đóng vai trò chủ nhà trên tàu trong mỗi hành trình: có mặt nhưng không làm phiền, và chịu trách nhiệm cá nhân về chuẩn mực mỗi vị khách nhận được.

• Xử lý yêu cầu, mối quan tâm riêng và các tình huống cần khắc phục một cách kín đáo, đặc biệt với những vị khách đòi hỏi sự riêng tư tuyệt đối.

• Thu nhận và xử lý phản hồi của khách, lưu giữ hồ sơ sở thích một cách cân nhắc để phục vụ khách quay lại

8. An toàn và tuân thủ

• Phối hợp với Thuyền trưởng và đội hàng hải để tàu luôn vận

• hành trong khuôn khổ quy định hàng hải và lưu trú của Việt Nam.

• Duy trì các giấy phép, chứng chỉ và hồ sơ kiểm tra theo yêu cầu

• của cơ quan quản lý tỉnh Quảng Ninh và các yêu cầu của vùng di sản UNESCO.

• Điều hành chương trình huấn luyện an toàn, ứng phó khẩn cấp và diễn tập xử lý khủng hoảng, và trực tiếp chỉ đạo khi có sự cố.

• Giữ gìn thực hành môi trường về rác thải, nước và khí phát thải trong một vùng biển được bảo vệ.

9. Hiệu quả kinh doanh

• Chịu trách nhiệm về ngân sách vận hành hằng năm và kết quả lợi nhuận, báo cáo và dự báo hàng tháng cho Chủ tịch và Tổng Giám đốc.

• Phối hợp với Giám đốc Kinh doanh và Tiếp thị về tỷ lệ lấp phòng, định vị giá và lịch hành trình, mà không hạ chuẩn dịch vụ để lấp phòng.

• Quản lý chi phí mỗi hành trình, hoạt động mua sắm và điều khoản với nhà cung cấp, giữ tỷ lệ chi phí ẩm thực và nhân sự trong giới hạn đã thống nhất

10. Dẫn dắt đội ngũ

• Dẫn dắt các trưởng bộ phận, đặt mục tiêu, đánh giá hiệu quả và phát triển đội ngũ kế cận.

• Xây dựng lịch trực và chu kỳ hành trình bảo đảm thời gian nghỉ, khả năng giữ người và chất lượng dịch vụ trong suốt mùa vận hành trên tàu.

• Kiến tạo văn hoá làm việc phản ánh thương hiệu từ bên trong: điềm tĩnh, chính xác và không hình thức

Đối tác và cơ quan quản lý

• Đại diện công ty làm việc với đại lý cảng, đối tác trải nghiệm và sức khoẻ, nhà cung cấp và cơ quan quản lý địa phương.

• Xây dựng quan hệ trân trọng với cộng đồng và các nghệ nhân quanh vịnh, những người góp phần làm nên trải nghiệm của khách.

• Hỗ trợ Chủ tịch, Tổng Giám đốc và bộ phận kinh doanh trong việc đón báo chí, đối tác đại lý và khách mời trên tàu

• Kinh nghiệm khách sạn cao cấp. Đã làm việc tại khách sạn hoặc khu nghỉ dưỡng 5 sao, du thuyền cao cấp hoặc cơ sở lưu trú hạng sang tương đương.

• Kinh nghiệm tiền khai trương (pre-opening). Đã trực tiếp tham gia mở mới ít nhất một cơ sở lưu trú hoặc một con tàu, từ giai đoạn xây dựng, thiết lập quy trình và tuyển dụng cho đến khi đi vào vận hành.

• Tiếng Anh thành thạo. Đủ năng lực làm việc trực tiếp với khách quốc tế, đối tác nước ngoài và tài liệu kỹ thuật bằng tiếng Anh.

• Ưu tiên nhân sự làm việc được trên du thuyền.

• Nhận việc ngay. Có thể bắt đầu công việc trong thời gian sớm nhất, do vị trí đang tuyển gấp

Học vấn và kinh nghiệm

• Tối thiểu 5 năm ở cấp Tổng Quản lý, Quản lý Khách sạn hoặc Trợ lý Điều hành cấp cao tại các khách sạn 5 sao.

Kỹ năng và năng lực

• Năng lực thiết kế hệ thống: viết được quy trình, biểu mẫu và tiêu chuẩn từ trang giấy trắng, không chỉ vận hành theo quy trình có sẵn.

• Chiều sâu về ẩm thực và đồ uống

• Năng lực đào tạo: truyền đạt được tiêu chuẩn dịch vụ cho đội ngũ phần lớn là người địa phương, chưa từng làm việc ở phân khúc này.

• Kỹ năng mua sắm và thương lượng với nhà cung cấp, kiểm soát chất lượng hàng hoá nhận về.

• Điềm tĩnh, quyết đoán và sâu sát thực tế

• Năng lực tài chính đủ để xây dựng, bảo vệ và quản lý ngân sách vận hành.

• Hiểu biết về di sản văn hoá Việt Nam, cùng sự tinh tường để vận dụng chính xác thay vì trang trí hình thức.

• Sự kín đáo tuyệt đối trong xử lý thông tin khách và các vấn đề nội bộ.

• Cam kết bảo mật thông tin và gìn giữ các giá trị công ty về sự chính trực và kín đáo

• Lương cơ bản: Thảo thuận

• Lương tháng thứ 13.

• Thưởng Lễ, Tết và thưởng KPI theo kết quả kinh doanh của công ty.

• Phụ cấp ăn trưa: 50.000 VND/ngày.

• Nghỉ lễ, Tết và nghỉ phép năm theo quy định của Nhà nước.

• Đóng bảo hiểm theo quy định của pháp luật lao động.

• Cơ hội xây dựng và dẫn dắt bộ phận Nhân sự từ giai đoạn đầu.

• Môi trường làm việc tinh tế, chỉn chu và chuyên nghiệp.